В 1931 году в Украине начали создаваться области, и в связи с этим 10 ноября 1931 года на основании Постановления Секретариата Всеукраинского центрального исполнительного комитета «О реорганизации архивных органов в Украине» на местах началось формирование городских и районных архивов для хранения материалов райисполкомов и горсоветов.
Приказом секретаря Харьковского городского совета (Козакова) от 07.06.1932 г. № 42 архив секретариата горсовета 01.06.1932 г. был реорганизован в городской архив.
В приказе говорилось, что городской архив поступал в подчинение непосредственно секретарю Харьковского горсовета. В архиве предполагалось хранить документы всех отделов, секций и учреждений, непосредственно подчиненных Президиуму горсовета и всех сельских советов Харьковщины.
Однако с самого начала создания городского архива возникли трудности с размещением архива и упорядочением документов.
Как свидетельствуют архивные документы, в первые годы своего создания городской архив был размещен в четырех помещениях: два находились в здании горсовета, один по ул. Московской, 6, а один на ул. Кооперативной, 20.
Во всех помещениях архива отсутствовали элементарные приспособления их охраны, окна были без железных решеток с разбитыми стеклами. Двери специальных запоров не имели. Сторожевой охраны не было ни у одного помещения, освещения было недостаточно.
В архивохранилище во дворе горсовета электрическое освещение вообще отсутствовало. Архивные документы по ул. Московской, 6 хранились в подвале, где постоянно были заливания из-за лопнувших труб, в результате чего архивные материалы приходили в негодность.
В архиве по ул. Кооперативной, 20 крыша во многих местах протекала, архивные документы намокали и приходили в негодность.
В 1936 году остро встал вопрос размещения городского архива в одном, максимум в двух местах, и чтобы помещения могли обеспечить надежное хранение документов. Это было требование Постановления обл-исполкома № 1014 от 19.06.1936 г.
В декабре 1936 года было принято постановление Президиума Харьковского горсовета о передаче Харьковскому городскому архиву помещений бывшей синагоги по переулку Мордвинскому, 17. Данное постановление не было выполнено.
В 1937 году были предложения от исполнительных органов горсовета о предоставлении городскому архиву помещения на площади Фейербаха (бывшая церковь). Для переоборудования помещения под архив требовалось 70 тыс. рублей (согласно расчету стоимости работ). Однако горсовет не смог выделить таких денег.
Второй немаловажной проблемой было отсутствие финансирования работ по упорядочению документов, поступающих на хранение в архив. Документы зачастую сдавались в архив в неупорядоченном состоянии, поэтому работать с ними зачастую было просто невозможно. Доказательством безразличного отношения к нуждам архива свидетельствует докладная записка заведующего Харьковским городским финансовым отделом Президиуму Харьковского горсовета о невозможности выделения городскому архиву денег в сумме 18 500 рублей для упорядочения документов. Предлагалось даже упорядочение документов производить силами работников архива. В архиве в тот период насчитывались 4 штатные единицы. Городской архив обслуживал тогда 789 организаций. Из них: предприятий — 127, колхозов — 116, МТС — 2, совхозов — 75, сельсоветов — 49, райучреждений и организаций — 421. Работники архива не могли полностью охватить обследование состояния хранения архивных материалов и их упорядочение в данных предприятиях. Таким образом архивная работа оставалась долгое время на крайне низком уровне.
К началу войны в Харьковском городском архиве было три хранилища: в подвальном помещении кинотеатра по пр. Сталина, 8 (теперь — пр. Московский), в здании горсовета на пл. Тевелева, 7 (современная пл. Конституции) и в комнате в здании костела по ул. Гоголя, 8. В этих хранилищах насчитывалось около 200 тыс. документов за 1889–1940 годы.
Война стала тяжелым испытанием для архива. Во время оккупации Харькова документы в хранилищах по пр. Сталина и ул. Гоголя были затоплены водой, а потом, после того как их вынесли во двор, разграблены. Было уничтожено около 161 тыс. документов — две трети всех единиц хранения. Небольшая часть документов была вывезена в 1941 году в город Златоуст Челябинской области, еще часть (35 тыс.) перевезли в Центральный архив по ул. Свободной Академии, 4 (теперь — ул. Университетская).
После войны архивным работникам пришлось по крупицам восстанавливать утерянное. Было установлено, что в городском архиве сохранились материалы 1889–1938 годов (38 269 документов), которые хранились в здании горсовета и в период немецкой оккупации были перевезены в здание архива по ул. Свободной Академии. После окончания войны сохранившиеся документы были перевезены в здание Дворца труда — в помещение бывшего архива труда.
27 декабря 1963 года было принято решение горисполкома Харьковского совета народных депутатов «О принятии Харьковского городского государственного архива в состав исполкома городского совета депутатов трудящихся». С 15 апреля 1998 года решением 1-й сессии Харьковского горсовета 23‑го созыва Харьковский городской государственный архив был переименован в Харьковский городской архив, а с 24 июня 2003 года он стал архивным отделом Харьковского горсовета (решение 24-й сессии городского совета 4‑го созыва). Впрочем, функции и задачи его от этого совершенно не изменились.
Раньше документы хранились в городском архиве в течение пяти лет, а потом передавались на постоянное хранение в областной архив. А в 2001 году было внесено дополнение в Закон Украины «Про национальный архив-ный фонд и архивные учреждения», и нам делегировали полномочия по приему и постоянному хранению документов Национального архивного фонда — решений городского совета и его исполнительных органов, решений районных советов и их исполнительных комитетов, распоряжения городского головы и т.д.
Количество обращений юридических и физических лиц из года в год возрастает. Если в 2011 году было 1860 обращений в архив, то за пять месяцев 2012 года количество обращений превысило 960. Чаще всего обращаются за решениями исполкомов о выделении земельных участков (частный сектор и садовые участки), потому что без них приватизировать землю нельзя. Много запросов поступает относительно решений о предоставлении служебного жилья и о включении квартир или жилья в число служебных.
Юридическим лицам часто нужны решения сессий о разрешении реконструкции различных объектов хозяйствования. Депутаты приходят за справками о депутатской деятельности для оформления доплаты к пенсии.
Также в архив обращаются за справками о заработной плате, подтверждениями учебы в училищах и ПТУ (строительных, ремесленных и прочих) — это необходимо для перерасчета пенсий, потому что учеба в училище входит в трудовой стаж. Людям, вступающим в право наследования на жилье, нужны первичные документы о том, что тому, кто наследует, была выдана квартира, частный дом или земля.
Важнейшим приоритетом в работе архива было, есть и будет обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда и создание условий для доступа к ним граждан.
Справка
Сегодня городской архив расположен в здании на ул. Университетской, 13. Здание является памятником архитектуры. Здесь в 1876–1922 годах работал выдающийся энтограф, филолог и просветитель Николай Федорович Сумцов. В 1906 году в этом здании защитил докторскую диссертацию выдающийся украинский писатель, ученый, критик и общественный деятель Иван Франко.
Справка
За последние пять лет в Харьковский городской архив поступило 25 тыс. архивных дел. В связи с реорганизацией районных советов в г. Харькове продолжается прием документов районных советов на хранение.
Сегодня в архивном отделе Харьковского городского совета хранится около 73 тыс. единиц хранения.