Проставлення апостиля

Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, які складені та мають юридичну силу на території України, можуть бути використані на території іншої держави після їх відповідного засвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами. На даний час найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі — Конвенція), яка була підписана в Гаазі (Королівство Нідерланди) в 1961 році. Для України Конвенція набула чинності 22 грудня 2003 року.

За допомогою електронного сервісу Міністерства юстиції України з проставлення апостиля громадяни можуть звернутися до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану та подати документи для посвідчення їх електронним апостилем.

Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України документ, що посвідчує його особу, та подає: оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку; документ про оплату послуги з проставлення апостиля (51 грн станом на квітень 2018 року).

Посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів формує заяву, виготовляє електронні копії документів шляхом сканування та розміщує їх у Реєстрі за допомогою програмних засобів його ведення.

Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України.

За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів відповідний електронний документ з накладенням власного електронного цифрового підпису та проставленням на документ електронного цифрового підпису (печатки) Міністерства юстиції України. Відомості про проставлення апостиля або про відмову у його проставленні вносяться до Електронного реєстру апостилів.

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів. У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.