Додаток 1
до Інструкції
(пункт 6)
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА оформлення документів
1. Для оформлення текстів документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів або 10 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
2. При оформленні назви виду документа застосовується напівжирний шрифт великими літерами.
3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:
1 — для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;
1,5 — для складових частин реквізитів «Адресат» та «Гриф затвердження»;
1,5—3 — для відокремлення реквізитів документа один від одного.
4. Ініціали та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 100 міліметрів.
6. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:
125 міліметрів — для ініціалів та прізвища реквізиту «Підпис»;
100 міліметрів — для реквізиту «Гриф затвердження»;
90 міліметрів — для реквізиту «Адресат»;
10 міліметрів — для абзаців у тексті, а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ»;
0 міліметрів — для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», слово «Додаток, реквізити «Додаток» та слово «Підстава» запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» або у іншому вільному від тексту місті аркуша нижче підпису та для першого реквізиту «Гриф затвердження», якщо їх в документі два.
8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту, без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.
10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.