Порядок заповнення реквізитів реєстраційно-моніторингової картки (Додаток 18 до Інструкції (пункт 156))
Реквізити |
Пояснення до заповнення |
Назва виду документа |
заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
Автор (кореспондент) |
під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) — автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) — кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
Підпис |
П. І.Б. особи, що підписала документ |
Дата документа |
дата, що проставляється на документі установою-автором, переноситься на реєстраційно-моніторингову картку (далі — картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами) |
Індекс документа |
індекс, присвоєний документу установою-автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається |
Дата надходження |
дата надходження документа до міської ради |
Індекс |
індекс, присвоєний вхідному документу міською радою-одержувачем. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
Заголовок документа або короткий зміст |
переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил |
Резолюція |
основний зміст доручення, прізвище посадової особи, що надає доручення, дата резолюції |
Головний виконавець |
прізвище, ініціали головного виконавця переносяться з резолюції |
Співвиконавці |
прізвище, ініціали виконавця переносяться з резолюції |
Строки виконання |
проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді |
Позначка про виконання |
короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді |