Порядок заповнення реквізитів реєстраційно-моніторингової картки (Додаток 18 до Інструкції (пункт 156))

Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа

заповнюється відповідно до назви документа,

що реєструється. Під час реєстрації листів графа

не заповнюється

Автор (кореспондент)

під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) — автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) — кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Підпис

П. І.Б. особи, що підписала документ

Дата документа

дата, що проставляється на документі установою-автором, переноситься на реєстраційно-моніторингову картку (далі — картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами)

Індекс документа

індекс, присвоєний документу установою-автором, переноситься на картку з документа, що надійшов

або надсилається

Дата надходження

дата надходження документа до міської ради

Індекс

індекс, присвоєний вхідному документу міською радою-одержувачем. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами

Заголовок документа або короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі.

У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Резолюція

основний зміст доручення, прізвище посадової особи,

що надає доручення, дата резолюції

Головний виконавець

прізвище, ініціали головного виконавця переносяться

з резолюції

Співвиконавці

прізвище, ініціали виконавця переносяться з резолюції

Строки виконання

проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді

Позначка про виконання

короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді